Automatisez les rappels WhatsApp pour vos patients grâce à Google Sheets

Guide complet pour envoyer des rappels WhatsApp aux patients depuis Google Sheets

Dans le secteur de la santé, la ponctualité des rendez‑vous est cruciale. Les patients qui manquent un rendez‑vous entraînent non seulement des pertes de revenus, mais aussi un désagrément pour l’équipe médicale et les autres patients. Grâce à l’intégration de Google Sheets avec un WhatsApp Marketing Tool, vous pouvez automatiser l’envoi de rappels personnalisés sans aucune compétence de codage. Ce guide détaillé vous montre comment mettre en place cette solution en quelques étapes simples.

Pourquoi automatiser les rappels WhatsApp ?

Automatiser les rappels présente plusieurs avantages majeurs pour votre établissement :

• Réduction des absences : Les patients reçoivent un rappel à l’heure et sont moins susceptibles d’oublier.
• Gain de temps : Éliminez les appels manuels et les relances par e‑mail.
• Communication instantanée : WhatsApp est largement utilisé et permet une interaction directe et personnalisée.
• Amélioration de l’expérience patient : Un rappel ponctuel renforce la confiance et la satisfaction.
• Suivi en temps réel : Vous pouvez voir qui a confirmé, annulé ou replanifié.

Des études montrent que les cliniques qui utilisent l’automatisation WhatsApp constatent jusqu’à 40 % de réduction des rendez‑vous manqués.

Ce dont vous avez besoin pour démarrer

Avant de plonger dans la configuration, assurez-vous d’avoir les éléments suivants :

• Un compte Google (Google Sheets inclus).
• Un WhatsApp Marketing Tool avec un API Key valide.
• Un Google Sheet configuré avec les colonnes suivantes :

• Nom du patient
• Numéro de téléphone (format international)
• Date du rendez‑vous
• Heure du rendez‑vous
• Statut du rappel (en attente, envoyé, confirmé, annulé)

Vous n’avez pas besoin d’un serveur dédié ou d’un logiciel supplémentaire. Tout est géré via Google Apps Script et l’API du WhatsApp Marketing Tool.

Étape 1 : Préparer votre Google Sheet

Ouvrez Google Sheets et créez une nouvelle feuille. Nommez les colonnes exactement comme indiqué ci‑dessus. Remplissez quelques lignes d’exemple pour tester plus tard. Assurez-vous que les numéros de téléphone soient au format international (ex : +33612345678).

Étape 2 : Accéder à Google Apps Script

Dans votre feuille Google, cliquez sur Extensions → Apps Script. Cela ouvrira l’éditeur de script dans un nouvel onglet. Vous y écrirez le code qui liera votre feuille aux messages WhatsApp.

Étape 3 : Rédiger le script d’envoi de rappel

Copiez le code suivant dans l’éditeur :

function sendWhatsAppReminders() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const apiKey = 'VOTRE_API_KEY';
  const apiUrl = 'https://api.whatsappmarketingtool.com/v1/messages';

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const row = data[i];
    const name = row[0];
    const phone = row[1];
    const date = Utilities.formatDate(new Date(row[2]), Session.getScriptTimeZone(), 'dd/MM/yyyy');
    const time = Utilities.formatDate(new Date(row[3]), Session.getScriptTimeZone(), 'HH:mm');
    const status = row[4];

    if (status !== 'En attente') continue;

    const message = `Bonjour ${name},\n\nVous avez un rendez‑vous le ${date} à ${time}. Veuillez confirmer votre présence en répondant « OK ».`;

    const payload = {
      to: phone,
      message: message
    };

    const options = {
      method: 'post',
      contentType: 'application/json',
      headers: {
        'Authorization': 'Bearer ' + apiKey
      },
      payload: JSON.stringify(payload)
    };

    try {
      const response = UrlFetchApp.fetch(apiUrl, options);
      const result = JSON.parse(response.getContentText());
      if (result.status === 'sent') {
        sheet.getRange(i + 1, 5).setValue('Envoyé');
      } else {
        sheet.getRange(i + 1, 5).setValue('Erreur');
      }
    } catch (e) {
      sheet.getRange(i + 1, 5).setValue('Erreur');
      Logger.log(e);
    }
  }
}

Remplacez VOTRE_API_KEY par la clé fournie par votre WhatsApp Marketing Tool. Ce script parcourt chaque ligne, vérifie si le statut est « En attente », et envoie un message WhatsApp personnalisé.

Étape 4 : Configurer un déclencheur temporel

Pour que les rappels soient envoyés automatiquement, créez un déclencheur horaire :

• Dans l’éditeur de script, cliquez sur l’icône horloge (Déclencheurs).
• Choisissez + Nouveau déclencheur.
• Paramétrez : sendWhatsAppReminders → Événement basé sur le temps → Quotidien → Heure de votre choix (ex : 08:00).

Ce déclencheur exécutera le script chaque jour à l’heure définie, vérifiant les rendez‑vous à venir et envoyant les rappels.

Étape 5 : Tester votre configuration

Ajoutez une ligne de test avec une date proche (dans les 24 h) et un numéro de téléphone valide. Exécutez manuellement la fonction sendWhatsAppReminders depuis l’éditeur (bouton ▶). Vérifiez que le message apparaît dans votre WhatsApp et que le statut passe à « Envoyé » dans la feuille.

Étape 6 : Gérer les réponses et les statuts

Pour suivre les confirmations, vous pouvez créer un autre script qui écoute les réponses entrantes via l’API du WhatsApp Marketing Tool et met à jour le statut dans la feuille. Si vous ne souhaitez pas gérer les réponses, laissez simplement le statut « Envoyé ».

Conseils pour une expérience optimale

• Utilisez des modèles de messages clairs et concis.
• Incluez un lien vers votre site ou un formulaire de confirmation si votre outil le permet.
• Respectez les règles de confidentialité et assurez-vous d’avoir le consentement explicite des patients pour recevoir des messages.
• Surveillez régulièrement les journaux d’erreurs via le menu Afficher → Journaux dans Apps Script.
• Limitez le nombre de messages envoyés par jour pour éviter les blocages de l’API.

Conclusion

En intégrant Google Sheets avec un WhatsApp Marketing Tool, vous disposez d’une solution puissante et sans code pour automatiser les rappels de rendez‑vous. Vous gagnez du temps, réduisez les absences et offrez une meilleure expérience à vos patients. Suivez les étapes ci‑dessus, personnalisez les messages à votre marque et commencez à automatiser dès aujourd’hui. Votre équipe médicale pourra se concentrer sur ce qui compte vraiment : le soin de vos patients.